Si vous êtes à la tête d’une entreprise, vous pouvez faire l’objet d’un contrôle de l’Urssaf et cela quelle que soit la taille de votre entreprise (travailleur indépendant, petite entreprise, grand groupe, etc.). Ce contrôle peut alors donner lieu à un redressement.
La durée du contrôle Urssaf n’est en principe pas limitée. Cependant, les contrôles réalisés dans les entreprises de moins de 10 salariés ou auprès des travailleurs indépendants ne peuvent s’étendre sur une période supérieure à 3 mois, prorogeable une fois et comprise entre le début effectif du contrôle – la première visite de l’inspecteur – et la date de la lettre d’observations (article L. 243-13 du Code de la sécurité sociale). Depuis le 12 août 2018, cette limitation de la durée de contrôle à 3 mois est aussi applicable aux entreprises de moins de 20 salariés (article 33 de la loi n° 2018-727 du 10 août 2018).
Le décret n° 2023-262 du 12 avril 2023 apporte des précisions quant au début effectif du contrôle. Il correspond :
- soit à la date de la première visite de l’agent de contrôle mentionnée dans l’avis de contrôle adressé à l’entreprise contrôlée, en cas de contrôle sur place ;
- soit à la date de début des opérations de contrôle mentionnée dans l’avis de contrôle adressé à l’entreprise contrôlée de moins de 11 salariés, en cas de contrôle sur pièces.
Les différents cas de redressement par l’Urssaf
Un redressement par l’Urssaf peut avoir lieu lorsque, suite au contrôle, l’inspecteur observe la nécessité de régulariser des cotisations et/ou contributions en faveur de l’Urssaf ou d’autres organismes chargés du recouvrement.
Les principaux cas de redressement par l’Urssaf concernent :
- les avantages en nature : ceux-ci doivent être déclarés et sont soumis à des charges, si ce n’est pas le cas ou s’ils sous-évalués, ils sont réintégrés et donnent lieu à un redressement.
Exemple : un employeur, qui n’a pas déclaré la prise en charge financière par l’entreprise des contraventions routières des salariés, peut faire l’objet d’un redressement car cette prise en charge constitue un avantage en nature et est donc soumise à cotisations sociales (Cass. 2e civ., 14 février 2019, n° 17-28.047).
- les frais professionnels : les frais remboursés par les employeurs aux salariés sont strictement encadrés. L’entreprise peut faire l’objet d’un redressement pour les frais professionnels qu’elle n’est pas en mesure de justifier ;
- les indemnités kilométriques : elles peuvent faire l’objet d’un redressement en cas de non-respect des barèmes établis par l’administration fiscale ou d’absence de justificatifs mais aussi de déplacements incohérents ;
- les réductions Fillon : le mode de calcul des réductions Fillon est assez complexe et peut faire l’objet d’un redressement en cas de versement insuffisant ;
- les contrats collectifs : les contrats collectifs tels que prévoyance, retraite et santé peuvent faire l’objet d’un redressement en cas d’erreur lors de leur mise en place, de paiement, etc.
La principale solution pour éviter un redressement est de faire preuve d’une grande rigueur administrative que ce soit au niveau de la gestion du personnel, de l’établissement des bulletins de salaire ou encore des notes de frais.
Il est important de pouvoir justifier chaque dépense effectuée au sein de l’entreprise et de bien classer tous vos justificatifs. Les documents ou pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales doivent être conservés pendant au moins 6 ans (article L. 243-16 du Code de la sécurité sociale). Lorsque les documents ou pièces sont établis ou reçus sur support papier, ils peuvent être conservés sur support informatique (selon des modalités fixées par un arrêté du 23 mai 2019).
Les demandes de documents et les lettres d’observations
Demande de documents
Au cours d’un contrôle de l’Urssaf, vous êtes dans l’obligation de mettre à la disposition des agents chargés du contrôle tout document et devez leur permettre d’accéder à tout support d’information demandé.
Depuis le 1er janvier 2020, sauf autorisation de la personne contrôlée, les agents chargés du contrôle ne peuvent exploiter, hors des locaux du contribuable, que des copies des documents originaux (décret n° 2019-1050 du 11 octobre 2019).
De même, un agent chargé du contrôle a la possibilité d’interroger les personnes rémunérées par l’entreprise pour connaître leurs nom et adresse, le montant de leur rémunération, de leurs avantages en nature ainsi que la nature de leur activité. L’audition de ces personnes doit avoir lieu uniquement dans locaux occupées par l’entreprise ou sur les lieux du travail. À défaut, la procédure est nulle et le redressement est infondé (Cass. 2e civ., 28 janvier 2021, n° 19-26.263).
Lettres d’observations
Lors d’un redressement par l’Urssaf, vous recevez une lettre d’observations vous demandant de régulariser votre situation. Cette lettre détaille et indique, pour chaque motif de redressement le montant des bases de calcul retenues pour le calcul du redressement ; le mode de calcul et le montant des redressements et des éventuelles majorations et pénalités envisagées. Vous avez alors un mois pour payer les sommes dues, sinon vous subirez les majorations complémentaires de retard.
Depuis le 1er janvier 2020, les observations adressées par l’Urssaf à la personne contrôlée suite au contrôle, doivent être faites au regard des éléments déclarés à la date d’envoi de l’avis de contrôle. Le cotisant contrôlé dispose de 30 jours pour répondre à la lettre d’observations de l’Urssaf. Depuis le 1er janvier 2020, cette période peut être prolongée à 60 jours à la demande de la personne contrôlée. En l’absence de réponse de l’organisme de recouvrement, la prolongation du délai sera considérée comme acceptée (décret n° 2019-1050 du 11 octobre 2019).
Lorsqu’une lettre d’observations de l’Urssaf mentionne un rappel de cotisations et contributions de sécurité sociale, la mise en demeure doit mentionner le même montant. Dans le cas contraire, la mise en demeure est considérée comme nulle (CA Paris, 5 juin 2020, n° 16/11569). La nullité de la mise en demeure prive de fondement l’obligation au paiement des sommes qui en font l’objet.
Les recours lors d’un redressement par l’Urssaf
Contester le redressement
Vous pouvez contester le redressement par l’Urssaf en saisissant la commission de recours amiable (CRA) dans un délai d’un mois. Vous ne devez alors pas payer les sommes exigées mais des majorations de retard seront appliquées si vous n’obtenez pas gain de cause.
La commission vous fait part de sa décision par lettre recommandée. Elle indique alors le délai de recours et ses modalités d’exercice. Si la commission rejette votre requête ou ne donne pas de réponse sous 2 mois (article R. 142-6 du Code de la sécurité sociale), vous pouvez contester le redressement devant le tribunal de grande instance spécialement désigné pour connaître des affaires sociales (article L. 211-16 du Code de l’organisation judiciaire). Vous disposez d’un délai de 2 mois.
Négocier le montant de son redressement
Depuis le 18 février 2016, et suite au décret n° 2016-154 du 15 février 2016, il est possible de négocier le montant de son redressement Urssaf en déposant une demande de transaction.
Cela permet de minorer les pénalités et majorations en cas de retard de cotisations ou de contributions de la Sécurité sociale ou même de revoir le montant du redressement.
Pour pouvoir déposer une demande de transaction, il faut :
- être à jour des obligations déclaratives et de paiement ;
- ne pas avoir saisi la commission de recours amiable ou le tribunal des affaires de sécurité sociale ;
- la demande de transaction concerne : des pénalités et majorations de retard liées au contrôle de l’Urssaf ; l’évaluation des avantages en nature, en argent et des frais professionnels ; un chiffrage du redressement difficilement réalisable par échantillonnage, extrapolation ou de façon forfaitaire.
Le directeur de l’Urssaf dispose d’un délai de 30 jours à compter de la réception du dossier de demande de transaction pour notifier sa réponse. Passé ce délai, elle est considérée comme refusée.
Si le directeur accepte la demande, les deux parties conviennent d’une proposition de protocole transactionnel transmise à la mission nationale de contrôle des organismes de Sécurité sociale pour approbation.