La signature pour ordre consiste à signer un document à la place d’une personne qui en a normalement le pouvoir.
Dans quels cas la signature pour ordre peut-elle être utilisée, et par qui ?
Signature pour ordre : qu’est-ce que c’est ?
La signature pour ordre permet à une personne qui n’a normalement pas le pouvoir de signer un document, de le signer pour le compte de celui ou celle qui en a le pouvoir.
La personne désignée signe sur l’ordre de celle qui a le pouvoir de signer. Il s’agit d’une délégation de signature qui engage la responsabilité de la personne au nom de laquelle la signature a été émise.
Elle est signifiée par la mention « P.O » apposée avant la signature.
Exemple : un secrétaire peut signer des documents sur ordre, à la place du chef d’entreprise.
Cette mention peut être remplacée par la mention « P.P », qui signifie « par procuration » ou « per procurationem » en latin. Cette dernière est utilisée lorsqu’une procuration écrite a été effectuée.
Quand a-t-on recours à la signature pour ordre ?
La signature pour ordre est principalement utilisée dans le domaine professionnel, mais elle peut aussi être utilisée dans les correspondances personnelles.
Elle a une portée juridique mineure et est utilisée occasionnellement lorsqu’une personne n’est pas en mesure de signer elle-même.
Elle peut par contre faire l’objet d’une délégation écrite pour les usages fréquents.
Signature pour ordre en entreprise
Le dirigeant d’une entreprise peut déléguer à ses collaborateurs le pouvoir de signer certains documents à sa place, pour le compte de la société.
Il est alors important de rédiger un document de délégation de signature afin d’écarter tout risque de contestation.
La délégation de signature doit indiquer le nom et le prénom du dirigeant, la raison sociale de l’entreprise, le nom, le prénom et la nature du poste du délégataire et la date de fin de la délégation de signature.
La délégation de signature doit également préciser que le délégataire ne peut pas subdéléguer le pouvoir de signature sans l’accord du dirigeant. La nature des actes que le délégataire est autorisé à signer est impérativement spécifiée sur le document.
Signature pour ordre dans une association
Afin de faciliter la gestion d’une association, il est fréquent que le président donne à un autre membre du bureau, à un salarié ou à un bénévole le pouvoir de signer pour son compte.
Il est conseillé d’établir une délégation de signature par écrit, avec la signature du délégant et du délégataire. La durée et les actes concernés par la délégation doivent être indiqués.
Il est également conseillé d’informer les interlocuteurs concernés, banque, administrations, etc.
Signature pour ordre dans les collectivités locales
La délégation de signature peut être mise en place dans les collectivités locales.
Exemple : dans une mairie, le maire peut permettre à des collaborateurs de signer des documents à sa place.
La délégation de signature doit alors faire l’objet d’un arrêté publié et notifié au bénéficiaire. Cet arrêté doit être transmis au représentant de l’État.