Lorsque vous rédigez des actes sous seing privé, il peut être nécessaire de faire authentifier votre propre signature. Il s’agit de la légalisation de signature.
Légalisation de signature : définition
L’article 16 de la loi n° 2019-222 du 23 mars 2019 définit la légalisation comme « la formalité par laquelle est attestée la véracité de la signature, la qualité en laquelle le signataire de l’acte a agi et, le cas échéant, l’identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu ».
La légalisation de signature vise à authentifier votre signature. Elle permet de vérifier que vous êtes bien la personne concernée par le document en question. Votre signature est validée par une signature officielle. Elle concerne les actes effectués sous seing privé et non les actes authentiques.
Depuis le décret du 26 décembre 2000 portant simplification des formalités administratives, la légalisation de signature ne peut pas être exigée par les administrations, services et établissements publics de l’État, collectivités territoriales, entreprises, caisses et organismes contrôlés par l’État.
Intérêt de la légalisation de signature
La légalisation de signature a pour intérêt de prouver qu’une signature correspond bien à l’identité de la personne qui a signé un document sous seing privé. Elle authentifie la signature, mais pas l’acte en lui-même. Dans le cadre du commerce international, elle favorise la production et l’admission de documents à l’étranger. Il peut être nécessaire de faire légaliser la signature d’un contrat, d’un certificat d’hébergement, d’une attestation sur l’honneur, etc.
Légalisation de signature : la procédure
Si vous vivez en France
Vous pouvez faire légaliser votre signature en vous adressant à la mairie de votre domicile.
Pour cela, vous devez :
- présenter la pièce à légaliser ;
- présenter une traduction en français s’il s’agit d’un document en langue étrangère ;
- fournir une pièce d’identité sur laquelle figure votre signature ;
- éventuellement : présenter un justificatif de domicile.
Si vous ne disposez pas de pièce d’identité, vous devez venir accompagné de deux témoins qui doivent alors êtres munis d’une pièce d’identité et d’un justificatif de domicile. La légalisation est gratuite.
Si vous vivez à l’étranger
Depuis le 1er janvier 2019, les consulats n’exercent plus de fonctions notariales (hors Dakar et Abidjan). Ils ne peuvent donc plus établir d’actes notariés (arrêté du 28 septembre 2018 portant abrogation de l’arrêté du 18 décembre 2017).
Pour toute légalisation de signature concernant un acte notarié (acte authentique), il convient de se rapprocher, soit d’un notaire local ou de son équivalent selon le pays de résidence, soit d’un office notarial en France. Vous devrez alors présenter les mêmes documents que pour une légalisation en mairie. Cette démarche est payante. Le coût est fixé en fonction des notaires.
Si vous souhaitez légaliser la signature d’un document commercial
Vous pouvez faire légaliser votre signature auprès des chambres de commerce et d’industrie pour les actes sous seing privé qui ont un caractère commercial ; ont trait à une opération commerciale ou industrielle ; ont été émis en France et qui sont destinés à être produits à l’étranger.
Pour obtenir la légalisation de votre signature vous devez présenter une pièce officielle d’identité du signataire et accompagner la demande d’une photocopie de chaque document correspondant à la signature à légaliser. Cette formalité est payante.